Eine Migration von Salesforce zu HubSpot wirkt im ersten Moment wie eine Mammutaufgabe. Die technischen Details, das Risiko von Datenverlust und die Angst, wichtige Vorgänge zu stören, lassen viele zurückschrecken. Der Respekt ist angezeigt, denn eine erfolgreiche und stressfreie Migration wird lange bevor Sie einen einzigen Kontaktdatensatz verschieben, gewonnen oder verloren. Es kommt daher auf die richtige Vorbereitung an.

Überstürzt führt es leicht in eine Katastrophe. Lückenhafte Daten, verlorengegangene Prozesse und ein frustriertes Team. Eine gut geplante Migration hingegen ist eine strategische Gelegenheit, nicht nur Ihre Software zu wechseln, sondern Ihren gesamten Go-to-Market-Prozess grundlegend zu verbessern. Es ist eine Chance, aufzuräumen, Arbeitsabläufe zu rationalisieren und einen Wachstumsmotor zu bauen, der wirklich für Sie arbeitet.

Basierend auf unserer Erfahrung mit zahlreichen Datenmigrationen haben wir die kritische Planungsphase auf eine 4-stufige Pre-Migrations-Checkliste reduziert. So minimieren Sie die Risiken und bereiten einen reibungslosen und erfolgreichen Übergang vor.

1. Überprüfen Sie Ihre Daten & Prozesse: Migrieren Sie nicht das Chaos

Dies ist der absolut wichtigste Schritt. Der Umzug in ein neues CRM reinigt nicht auf magische Weise jahrelange unordentliche Daten. Wenn Sie einfach alles aus Ihrer Salesforce-Instanz heben und verschieben, verschieben Sie nur das Chaos in ein neues System. Es gilt daher, schonungslos zu sein.

• Überprüfen Sie Ihre Daten: Gehen Sie jedes Standard- und benutzerdefinierte Objekt in Salesforce durch. Fragen Sie sich: Sind diese Daten korrekt? Sind sie noch relevant? Benutzen wir sie tatsächlich? Sie werden wahrscheinlich Hunderte von alten Feldern, veralteten Datensätzen und doppelten Informationen finden, die sicher entsorgt werden können. Ihr Ziel ist es, den minimal notwendigen Datensatz zu definieren, den Sie benötigen, um Ihr Geschäft effektiv zu führen.
• Überprüfen Sie Ihre Prozesse: Zeichnen Sie jeden Workflow, Genehmigungsprozess und jede Automatisierung auf, die derzeit in Salesforce ausgeführt wird. Fragen Sie für jeden: Brauchen wir das noch? Gibt es einen einfacheren Weg, dies in HubSpot zu erreichen? Oft wurden komplexe Prozesse entwickelt, um die Einschränkungen von Salesforce zu umgehen. Eine neue Plattform ist eine Chance, mit einem einfacheren, effizienteren Ansatz neu zu beginnen.
• Eigenschaften konfigurieren: Erstellen Sie die notwendigen benutzerdefinierten Eigenschaften in HubSpot, um die Daten abzubilden, die Sie behalten möchten. Nutzen Sie dies als Chance, klare, konsistente Namenskonventionen zu etablieren.
• Bauen Sie Ihre Pipelines: Definieren Sie Ihre Vertriebs-, Marketing- und Service-Pipelines in HubSpot. Was sind die wichtigsten Phasen Ihrer Customer Journey? Machen Sie sie einfach, klar und intuitiv für Ihr Team.
• Planen Sie Ihre Workflows: Basierend auf Ihrer Prozessprüfung, beginnen Sie mit der Planung der Kernautomatisierung, die Sie in HubSpot benötigen werden. Dies könnte das Leadmanagement, die Aufgabenerstellung oder interne Benachrichtigungen umfassen.
• Wählen Sie Ihre Methode: Werden Sie die nativen Import-Tools von HubSpot, einen Drittanbieter-Migrationsdienst wie Import2 oder einen HubSpot-Partner wählen? Jede Methode hat ihre Vor- und Nachteile in Bezug auf Kosten, Komplexität und Kontrolle.
• Mappen Sie Ihre Daten: Erstellen Sie ein detailliertes Mapping-Dokument, das genau zeigt, welches Salesforce-Feld in welche HubSpot-Eigenschaft gehen wird. Dies ist ein kritisches Dokument, das den gesamten technischen Prozess leiten wird.
• Setzen Sie einen Zeitplan: Teilen Sie die Migration in Phasen ein (z. B. Testimport, Vollimport, QA, Go-Live) und weisen Sie jeder Phase realistische Zeitpläne zu. Planen Sie genug Zeit ein den Testimport zu prüfen. Sind alle Entitäten korrekt abgebildet? Planen Sie die endgültige Migration zu einem Zeitraum mit geringem Datenverkehr, wie ein Wochenende, um die Geschäftsunterbrechung zu minimieren.

2. Definieren Sie Ihr neue Umgebung in HubSpot

Sobald Sie wissen, was Sie behalten, müssen Sie die Umgebung vorbereiten. Das bedeutet, Ihr HubSpot-Portal so zu konfigurieren, dass es die eingehenden Daten aufnehmen und Ihre Prozesse unterstützen kann. Replizieren Sie nicht einfach Ihr Salesforce-Setup; nutzen Sie die Gelegenheit, es besser zu bauen.

3. Erstellen Sie einen detaillierten technischen Migrationsplan

Jetzt können Sie sich dem technischen „Wie“ zuwenden. Sie benötigen einen detaillierten, schrittweisen Plan für die eigentliche Datenmigration. Dieser Plan sollte von einem einzigen Projektmanager verantwortet und allen Beteiligten klar kommuniziert werden.

4. Sichern Sie alles (und dann sichern Sie es noch einmal)

Dies sollte selbstverständlich sein, ist aber zu wichtig, um es zu überspringen. Bevor Sie mit einem technischen Migrationsprozess beginnen, führen Sie eine vollständige Sicherung Ihrer gesamten Salesforce-Datenbank durch. Dies ist Ihr Sicherheitsnetz. Wenn etwas schief geht, können Sie Ihre Daten jederzeit wiederherstellen und es erneut versuchen. Speichern Sie die Sicherung an einem sicheren, zugänglichen Ort. Sobald Sie die Sicherung haben, überprüfen Sie sie, um sicherzustellen, dass sie vollständig und unbeschädigt ist. Eine Sicherung, die Sie nicht getestet haben, ist keine echte Sicherung.

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