Im Maschinenraum: Ein schrittweiser Einblick in die Datenmigration von Salesforce zu HubSpot

Sie haben die harte Arbeit der Planung geleistet. Sie haben Ihre Daten geprüft, Ihre Prozesse rationalisiert und einen detaillierten Pre-Migrations-Plan erstellt. Jetzt ist es an der Zeit, den Maschinenraum zu betreten. Dies ist der technische Teil der Migration, bei dem Ihre Daten tatsächlich die Reise von ihrem alten Zuhause in Salesforce zu ihrem neuen, sauberen Zuhause in HubSpot antreten.

Für viele kann diese Phase wie eine Blackbox wirken. Sie wird oft als ein hochtechnischer, komplexer Prozess angesehen, der am besten Entwicklern überlassen wird. Aber das muss nicht sein. Obwohl die Details kompliziert sein können, folgt der Gesamtprozess einem logischen, schrittweisen Pfad. Das Verständnis dieses Pfades wird Sie befähigen, das Projekt effektiv zu managen, die richtigen Fragen zu stellen und einen reibungslosen und erfolgreichen Übergang zu gewährleisten.

Hier ist ein entmystifizierter, schrittweiser Einblick in die vier Hauptphasen der technischen Migration.

1.Konfigurieren: Bauen Sie Ihr neues Zuhause

Bevor Sieeinziehen können, müssen Sie das Haus bauen. In der Pre-Migrations-Phase haben Sie definiert, wie Ihr neues Zuhause in HubSpot aussehen soll. Jetzt führen Siediesen Plan aus. Dies beinhaltet die Einrichtung Ihres HubSpot-Portals, um die Datenstruktur und die Prozesse, die Sie behalten möchten, perfekt widerzuspiegeln.

Hier werden Sie:

• Benutzerdefinierte Eigenschaften erstellen: Basierend auf Ihrer Datenprüfung erstellen Sie die notwendigen benutzerdefinierten Eigenschaften für Ihre Kontakte, Unternehmen und Deals, um die aus Salesforce stammenden Daten aufzunehmen.
• Ihre Pipelines aufbauen: Sie werden Ihre neue, rationalisierte Vertriebspipeline in HubSpot konstruieren und sicherstellen, dass jede Deal-Phase klar definiert ist.
• Benutzerberechtigungen einrichten: Sie werden Ihr Team zum Portal hinzufügen und ihre Berechtigungen konfigurieren, um sicherzustellen, dass jeder Zugriff auf die Informationen hat, die er benötigt, und nichts, was er nicht benötigt.
• Datenüberprüfung: Erstellen Sie Listen in HubSpot, um die Datensatzzahlen zu überprüfen. Haben Sie die gleiche Anzahl von Kontakten und Unternehmen wie erwartet? Überprüfen Sie stichprobenartig ein paar Dutzend Datensätze, um sicherzustellen, dass alle ihre Eigenschaften und Verknüpfungen korrekt migriert wurden.
• Prozesstests: Führen Sie Ihre Kerngeschäftsprozesse im neuen System durch. Kann ein Vertriebsmitarbeitereinen neuen Deal erstellen? Weist Ihr Lead-Rotations-Workflow neue Leads korrekt zu? Hier werden Sie kleine Fehler oder Konfigurationsfehler finden und beheben.

Dieser Schritt ist entscheidend. Ein gut konfiguriertes Portal stellt sicher, dass Ihre Daten bei ihrer Ankunft aus Salesforce einen sauberen, logischen Platz haben. Diesen Schritt zu überstürzen ist wie der Einzug in ein Haus ohne Möbel– es führt zu Chaos.

2.Migrieren: Verschieben der Daten

Dies ist das Hauptereignis. Es gibt mehrere Möglichkeiten, Ihre Daten zu verschieben, von manuellen CSV-Importen bis hin zu ausgeklügelten Drittanbieter-Tools. Für eine Migration von Salesforce zu HubSpot umfasst der Prozess im Allgemeinen den Export Ihrer sauberen Daten aus Salesforce und den Import in HubSpot.

Die eigenen Import-Tools von HubSpot sind überraschend leistungsstark und können die meisten Anwendungsfälle bewältigen. Der Prozess sieht normalerweise so aus:

• Export aus Salesforce: Sie führen Berichte in Salesforce aus, um Ihre sauberen Kontakt-, Unternehmens-und Deal-Daten als separate CSV-Dateien zu exportieren.
• Import in HubSpot: Sie verwenden das Import-Tool von HubSpot, um diese Dateien hochzuladen. Der kritischste Teil dieses Schrittes ist das Feld-Mapping. Hier teilen Sie HubSpot genau mit, welche Spalte in Ihrer CSV-Datei welcher Eigenschaft in HubSpot entspricht (z. B. „Account Name“ aus Salesforce wird zu „Company Name“ in HubSpot).
• Verknüpfen Sie Ihre Daten: Nach dem Import Ihrer Kontakte, Unternehmen und Deals führen Sie einen weiteren Import mit eindeutigen IDs durch, um sie miteinander zu verknüpfen (z. B. alle richtigen Kontakte mit den richtigen Unternehmen zu verknüpfen).

Für komplexere Migrationen mit umfangreichen benutzerdefinierten Objekten oder API-Integrationen können Sie mit einem HubSpot-Partner zusammenarbeiten, der fortschrittlichere Tools verwenden kann, um einen nahtlosen Transfer zu gewährleisten.

3.Testen: Qualitätssicherung und Fehlerbehebungen

Ihre Daten sind in HubSpot, aber Sie sind noch nicht fertig. Jetzt kommt die kritische Phase des Testens und der Qualitätssicherung (QA). Sie müssen das neue System rigoros testen, um sicherzustellen, dass alle Daten korrekt angekommen sind, ordnungsgemäß verknüpft sind und dass Ihre Kernprozesse wie erwartet funktionieren.

Beziehen Sie Ihre Endbenutzer – die Vertriebs- und Marketing-Teammitglieder, die das System täglich verwenden werden – in diese Testphase ein. Sie sind Ihre beste Ressource, um Probleme zu finden, die Sie möglicherweise übersehen haben.

4. GoLive: Starten Sie Ihre neue Plattform

Sobald Sie das System gründlich getestet haben und zuversichtlich sind, dass alles so funktioniert, wie es sollte, ist es Zeit für den „Go Live“. Dies ist der Moment, in dem Sie Ihr altes System offiziell abschalten und Ihr Team beginnt, ausschließlich in HubSpot zu arbeiten.

Diese Phase hat ebenso viel mit Kommunikation wie mit Technologie zu tun. Sie sollten:

• Klar kommunizieren: Kündigen Sie das offizielle Go-Live-Datum Ihrem gesamten Team rechtzeitig an.
• Schulungen anbieten: Planen Sie obligatorische Schulungen, um sicherzustellen, dass jeder weiß, wie man das neue System benutzt und die neuen, rationalisierten Prozesse versteht.
• Unterstützung anbieten: Stellen Sie in den ersten Tagen nach dem Go-Live sicher, dass Ihr Projektteam zur Verfügung steht, um Fragen zu beantworten und Ihren Benutzern vor Ort Unterstützung zu bieten.
  

Der Motor läuft

Indem Sie die technische Migration in diese vier überschaubaren Phasen unterteilen, können Sie ein gewaltiges Projekt in einen kontrollierten und vorhersehbaren Prozess verwandeln. Es ist keine Blackbox mehr, sondern eine klare Abfolge logischer Schritte. Mit sorgfältiger Konfiguration, einem methodischen Datentransfer, rigorosen Tests # Woche 3: Blog-Beitrag & LinkedIn-Inhalte

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