Zwei Gesellschaften, ein System – das klingt nach einem Konfigurationsdetail und ist in Wahrheit eine Strukturentscheidung. Wer mehr als eine rechtliche Einheit führt, steht früher oder später vor derselben Frage: Wie weit sollen die Systeme auseinandergehalten werden? Odoo hat darauf zwei getrennte Antworten und eine dritte Ebene, die leicht übersehen wird. Dieser Beitrag ordnet ein, welche Option zu welcher Lage passt, was gemeinsam bleibt, wo die Grenzen liegen und was die Entscheidung kostet.
Mandant oder Firma: Wo liegt der Unterschied genau?
Das Wort „Mandant“ trägt im Deutschen zwei Bedeutungen gleichzeitig, und genau dort beginnen die meisten Missverständnisse. In Odoo sind es zwei verschiedene Dinge mit zwei verschiedenen Folgen.
- Getrennte Datenbanken. Ein Odoo-Server, viele Datenbanken. Typisch, wenn die Beteiligten nichts miteinander zu tun haben – verschiedene Kunden, verschiedene Eigentümer.
- Mehrere Firmen in einer Datenbank. Eine Datenbank enthält mehrere rechtliche Einheiten, die zusammengehören – die Gesellschaften eines Hauses.
Darüber liegt eine dritte Ebene: Niederlassungen innerhalb einer Firma. Die Grafik zeigt alle drei.
Ebene 1: Mandanten als getrennte Datenbanken
Odoo ist dafür von Grund auf gebaut. Die Dokumentation sagt es unmissverständlich: Ein einzelnes Odoo-System kann mehrere Datenbankinstanzen betreiben und ausliefern. Jeder Mandant bekommt seine eigene PostgreSQL-Datenbank, ein Server bedient viele davon.
Welche Datenbank auf welche Adresse antwortet, entscheidet eine Einstellung namens dbfilter. Sie ist ein regulärer Ausdruck, der den angefragten Hostnamen enthalten darf. Das übliche Muster ^%d$ ordnet die erste Subdomain der gleichnamigen Datenbank zu: Eine Anfrage an kunde.example.com landet in der Datenbank „kunde“.
Odoo Online und Odoo.sh arbeiten selbst genau so. Daraus folgt die stärkste Trennung, die das System zu bieten hat:
- Daten, Benutzer, Module, Sicherungen und Updates sind je Datenbank getrennt.
- Zwischen zwei Datenbanken gibt es keinen Zugriffsweg. Nicht für Benutzer, nicht für Auswertungen.
- Jede Datenbank kann auf einer eigenen Version stehen und ihrem eigenen Release-Zyklus folgen.
Ein Punkt verdient Ernst: Bei Servern, die im Produktivbetrieb mehrere Datenbanken halten – vor allem, wenn Website im Einsatz ist –, behandelt die Dokumentation einen korrekten dbfilter nicht als Option, sondern als Teil der Absicherung. Fehlt er, brechen Funktionen und es werden Datenbanken sichtbar, die es nicht sein sollten.
Diese Ebene passt, wenn die Einheiten nichts miteinander zu tun haben: verschiedene Eigentümer, verschiedene Mandanten, keine gemeinsamen Stammdaten, keine gemeinsame Auswertung.
Ebene 2: Mehrere Firmen in einer Datenbank
Das ist die Ebene, die die meisten Unternehmensgruppen eigentlich meinen. Eine Firma ist in Odoo ein Datensatz, und Firmen lassen sich als Baum anordnen: Mutter, Töchter und darunter Niederlassungen. Fünf Mechanismen lassen das funktionieren.
- Ein Firmenfeld an jedem Beleg. Rechnungen, Aufträge, Lagerbewegungen und Journale tragen eine Firma. Ist das Feld leer, gehört der Datensatz allen Firmen zugleich – ein Produkt, ein Kontakt, eine Kategorie.
- Datensatzregeln. Ein Benutzer sieht nur Datensätze der Firmen, die er im Firmenwechsler oben rechts aktiv hat. Er kann einer oder mehreren Firmen zugeordnet sein und mehrere gleichzeitig einblenden.
- Eine Konsistenzprüfung beim Speichern. Eine Rechnung der Firma A kann kein Konto, keinen Steuersatz und kein Lager der Firma B verwenden. Das System verweigert die Mischung, statt sie still zu verbuchen.
- Firmenabhängige Werte. Dasselbe Feld kann je Firma einen anderen Wert tragen – ein Erlöskonto, eine Zahlungsbedingung oder ein Kostenpreis am selben Produkt.
- Trennung dort, wo sie rechtlich zählt. Kontenplan, Steuern, Geschäftsjahr, Nummernkreise, Lager und Bankkonten werden je Firma geführt.
Diese Ebene passt, wenn die Einheiten zu einer Gruppe gehören, Kunden oder Produkte teilen und die Geschäftsführung Zahlen über alle hinweg sehen will, ohne das System zu wechseln.
Ebene 3: Niederlassungen innerhalb einer Firma
Niederlassungen sind Untereinheiten einer Firma – Regionalbüros, Werke, Abteilungen –, die unter einer gemeinsamen Mutter arbeiten. Sie erben deren Buchhaltungseinstellungen. Alles andere wird je Niederlassung eingestellt: Treueprogramme, Preislisten, Lagerorte, eigene Adresse und eigenes Logo. Eine Niederlassung kann selbst Mutter weiterer Niederlassungen sein, womit sich mehrstufige Strukturen abbilden lassen.
Berichte lassen sich für die Mutter allein oder zusammen mit ihren Niederlassungen erzeugen, je nachdem, was der Benutzer sehen darf. Der Zugriff funktioniert genauso: Ein Benutzer kann auf eine Niederlassung beschränkt sein, während ein Administrator auf Mutterebene alle verwaltet.
Zwei Warnungen sind hier mehr wert als jeder Einrichtungstipp.
- Klären Sie die Struktur, bevor Sie sie bauen. Eine Firma, die als Mutter angelegt wurde, lässt sich nachträglich nicht in eine Niederlassung umwandeln – das würde die Zugriffsrechte zerreißen. Legen Sie immer zuerst die Muttergesellschaft an.
- Eigenständige Töchter sind Firmen, keine Niederlassungen. Hat eine Einheit eine eigene Rechtspersönlichkeit und eine eigene Buchhaltung, gehört sie auf Ebene 2. Niederlassungen sind für Untereinheiten gedacht, die die Buchhaltung der Mutter teilen.
Und eine Folge, die leicht übersehen wird: Eine Niederlassung an einer Firma schaltet die Mehrfirmen-Funktionen ein. Ab diesem Moment gilt der Kostenabschnitt weiter unten.
Was gemeinsam bleibt – und was getrennt läuft
Diese Tabelle ist der Teil, den man sich vor dem Workshop ausdrucken sollte. Sie entscheidet, wie viel Trennung am Ende wirklich herauskommt.
| Bereich | Standard | Gut zu wissen |
|---|---|---|
| Produkte | gemeinsam | Verkaufspreis und Referenz sind gemeinsam, der Einstandspreis wird je Firma geführt. |
| Kontakte | gemeinsam | Neue Kontakte sind für alle Firmen sichtbar, solange am Datensatz keine Firma gesetzt ist. |
| Benutzer | gemeinsam | Ein Login, mehrere Firmen – was sichtbar ist, steuert der Firmenwechsler. |
| Kontenplan und Steuern | getrennt | Je Firma, einschließlich Geschäftsjahr und Nummernkreisen. |
| Lager und Banken | getrennt | Lager werden für später angelegte Firmen nicht automatisch erzeugt. |
| Module und Version | gemeinsam | Alle Firmen einer Datenbank laufen auf denselben Apps, derselben Version und derselben Sicherung. |
Zwischen den Firmen: Verkauf, Lager und Zahlungen
Sobald mehrere Firmen in einer Datenbank liegen, können sie miteinander Geschäfte machen – und Odoo kann den Gegenbeleg selbst schreiben. Drei Schalter steuern das:
- Lieferantenrechnungen erzeugen. Bucht eine Firma eine Rechnung an die andere, entsteht dort automatisch die passende Eingangsrechnung.
- Verkaufsaufträge erzeugen. Eine bestätigte Bestellung auf der einen Seite wird zum Verkaufsauftrag auf der anderen, das Lager ergibt sich aus der Lieferadresse.
- Bestellungen erzeugen. Dasselbe andersherum, das Lager ergibt sich aus der Empfangsadresse.
Für jeden dieser Punkte entscheiden Sie, ob der Gegenbeleg als Entwurf entsteht oder sofort validiert wird. Entwurf ist die sicherere Einstellung, solange sich die Konfiguration noch setzt.
Bestand lässt sich auch ohne Verkaufs- oder Einkaufsbeleg zwischen Firmen bewegen: ein Lager aus dem Lager einer anderen Firma auffüllen, einen Kundenauftrag aus dem Bestand der Schwestergesellschaft ausliefern oder einen Einkauf direkt in den Wareneingang einer anderen Firma liefern lassen.
Ein neueres Stück ist der zwischenbetriebliche Ausgleich. Kassiert Firma B eine Zahlung zu einer Rechnung, die Firma A gestellt hat, gleicht Odoo die Kundenforderung auf beiden Seiten aus und bucht die Gegenpositionen zwischen den beiden Firmen selbst. Das ersetzt die Tabelle, in der sonst festgehalten wird, wer wem innerhalb der Gruppe was schuldet. Dafür braucht es ein eigenes Ausgleichsjournal und eigene Verbindlichkeits- und Forderungskonten – bewusst getrennt von denen des normalen Geschäftsverkehrs.
Ein Punkt für die Lizenzdiskussion: Die Module hinter den automatischen Gegenbelegen sind Enterprise-Module. Das Ausgleichsmodul für Zahlungen steht unter einer Open-Source-Lizenz. Wir haben beides in einer laufenden Odoo-19-Enterprise-Installation nachgesehen, statt es aus einer Vergleichstabelle zu übernehmen.
Und eine Falle, die man benennen sollte: Die Gegenbelege landen nur dann richtig, wenn Steuerpositionen und Länderlokalisierungen auf beiden Seiten sauber eingerichtet sind. Außerdem legt Odoo für Firmen, die nach der Ersteinrichtung dazukommen, keine Lager automatisch an – die müssen von Hand entstehen.
Was Odoo 20 an dieser Stelle verbessert hat
Mehrfirmen ist keine neue Funktion, und das ist ein gutes Zeichen – das Modell steht seit Jahren. Odoo 20 hat trotzdem genau die Punkte nachgeschärft, die im Konzernalltag wehtun:
- Routen lassen sich nun nutzen, um den Bestand einer Firma aus dem Bestand einer anderen aufzufüllen.
- Ein Verkaufsauftrag kann aus dem Lager einer anderen Firma oder deren Abholstellen ausgeliefert werden.
- Die Bewertungskosten bewegter Produkte werden nun ordnungsgemäß zwischen den Firmen übertragen – erst dadurch stimmen die Zahlen über die Gruppe hinweg.
- Änderungen an einem verknüpften Verkaufsauftrag oder einer Bestellung, etwa Preis oder Menge, werden an die andere Firma weitergereicht, statt auseinanderzulaufen.
- Synchronisierte Lieferantenrechnungen werden automatisch mit den synchronisierten Bestellungen abgeglichen.
- Journale werden nun in die Konsolidierung mehrerer Hauptbücher einbezogen, statt davon ausgeschlossen zu werden.
- Umsatzsteuererklärungen lassen sich für mehrere Firmen einreichen, ohne sich jedes Mal neu zu authentifizieren.
Was kostet eine zweite Firma in Odoo?
Das ist der Teil, der im Nachhinein überrascht, und deshalb gehört er vor die Entscheidung, nicht dahinter. Das Einschalten der Mehrfirmen-Funktionen in einer Datenbank auf dem Standard-Plan löst automatisch ein Upgrade auf den Custom-Plan aus. Odoo sagt das in der eigenen Dokumentation offen.
- Bei Jahres- oder Mehrjahresverträgen entsteht ein Upsell-Auftrag mit einer Frist von 30 Tagen.
- Bei Monatsverträgen wechselt das Abonnement automatisch, und der neue Satz gilt ab der nächsten Rechnung.
- Der Plan mit einer kostenlosen App ist davon nicht betroffen.
Daraus folgen zwei Dinge. Erstens: Die Kosten fallen nicht je Firma an – es ist ein Sprung im Plan, und er gilt für die gesamte Datenbank. Zweitens: Auslöser ist nicht nur „eine zweite Firma anlegen“ – auch eine Niederlassung schaltet dieselben Funktionen ein. Die aktuellen Listenpreise stehen im Beitrag Odoo-Preise 2026Odoo pricing 2026.
Die Grenzen – und wann mehrere Firmen die falsche Antwort sind
Die Mehrfirmen-Ebene kauft Trennung dort, wo das Gesetz sie verlangt, und lässt sie überall sonst weg. Das ist bewusst so gebaut und hat einen Preis:
- Kontakte, Produkte und Benutzer sind standardmäßig für alle sichtbar. Einschränken geht, aber es ist eine Entscheidung je Datensatz, keine Mauer.
- Alle Firmen teilen dieselben Module, dieselbe Version und dieselbe Sicherung. Eine Firma kann nicht auf der alten Version bleiben, weil ihr Projekt noch nicht so weit ist.
- Ein Fehler in einer Zugriffsregel trifft alle Firmen gleichzeitig. In getrennten Datenbanken träfe er eine.
Es gibt auch einen Fall, in dem Odoo von der eigenen Funktion abrät, und der Rat ist richtig: Eine neue Produktlinie oder ein neuer Geschäftsbereich innerhalb einer rechtlichen Einheit ist kein Grund, eine Firma anzulegen. Das bläht die Datenbank auf und kauft eine Trennung, die niemand braucht. Kostenstellenrechnung und ein zweites Lager leisten dasselbe mit einem Bruchteil der Komplexität.
Und eine Erwartung, die man früh korrigieren sollte: Die eigene Konsolidierungs-App gibt es nicht mehr. Zahlen über Firmen hinweg kommen aus den Buchhaltungsberichten, in denen sich mehrere Firmen gleichzeitig auswählen lassen. Das ist eine aggregierte Auswertung – nützlich, schnell und für die Steuerung ausreichend. Es ist kein handelsrechtlicher Konzernabschluss mit Kapitalkonsolidierung und Zwischenergebniseliminierung. Wer den braucht, braucht einen Prozess neben Odoo, nicht in Odoo.
Welche Option zu welcher Lage passt
| Ihre Lage | Die passende Ebene |
|---|---|
| Verschiedene Eigentümer, nichts gemeinsam, getrennte Release-Zyklen | Getrennte Datenbanken |
| Eine Gruppe rechtlicher Einheiten mit gemeinsamen Stammdaten und Geschäft untereinander | Mehrere Firmen in einer Datenbank |
| Mehrere Standorte einer rechtlichen Einheit mit einer Buchhaltung | Niederlassungen unter einer Firma |
| Eine neue Produktlinie oder ein neuer Bereich innerhalb einer Einheit | Keine davon – Kostenstellen und Lager |
| Ein handelsrechtlicher Konzernabschluss ist gefordert | Mehrere Firmen plus ein Prozess außerhalb von Odoo |
Fazit
Die Frage ist fast nie, ob Odoo mehrmandantenfähig ist. Es ist es, auf drei Ebenen. Die Frage ist, wie viel Trennung Ihre Struktur wirklich braucht – und jedes Stück Trennung, das Sie kaufen, zahlen Sie in gemeinsamen Stammdaten, die Sie dann von Hand auseinanderhalten, oder in einer Datenbank, die Sie nicht mehr in einem Zug aktualisieren können. Gruppen mit Geschäft zwischen den Einheiten fahren meist mit mehreren Firmen in einer Datenbank am besten. Einheiten, die nichts miteinander zu tun haben, gehören in getrennte Datenbanken. Und ein neuer Bereich innerhalb einer Firma ist meist keines von beidem. Entscheiden Sie das, bevor der erste Firmendatensatz existiert, denn manches davon lässt sich nachträglich nicht zurücknehmen. Wenn Sie es für Ihre eigene Struktur durchdenken wollen, tun wir das gern mit Ihnen: Erstgespräch vereinbarenArrange an initial conversation.
Quellen
- Odoo-Dokumentation: Companies, odoo.com/documentation – Companies (abgerufen am 26. Oktober 2026)
- Odoo-Dokumentation: Multi-company, odoo.com/documentation – Multi-company (abgerufen am 26. Oktober 2026)
- Odoo-Dokumentation: System configuration, Abschnitt dbfilter, odoo.com/documentation – System configuration (abgerufen am 26. Oktober 2026)
- Odoo: Release Notes zu Odoo 20, odoo.com/odoo-20-release-notes (abgerufen am 26. Oktober 2026)
- Modullizenzen direkt in einer laufenden Odoo-19-Enterprise-Installation geprüft (26. Oktober 2026)
- PixelMechanics: Odoo-Preise 2026Odoo pricing 2026, Odoo-EinführungOdoo implementation und Odoo-SupportOdoo support
Häufige Fragen zur Mehrmandantenfähigkeit in Odoo
Was bedeutet Mehrmandantenfähigkeit in Odoo?
Zwei verschiedene Dinge. Auf der ersten Ebene betreibt ein einzelner Odoo-Server viele getrennte Datenbanken mit jeweils eigenen Daten, Modulen und Sicherungen. Auf der zweiten Ebene enthält eine Datenbank mehrere Firmen, die Stammdaten teilen, aber eine eigene Buchhaltung führen. Eine dritte Ebene, die Niederlassungen, liegt unter einer Firma und erbt deren Buchhaltungseinstellungen.
Was ist der Unterschied zwischen Mandant und Firma?
Ein Mandant ist eine Datenbank. Zwei Mandanten sehen einander überhaupt nicht. Eine Firma ist ein Datensatz innerhalb einer Datenbank. Zwei Firmen in derselben Datenbank trennen Zugriffsregeln, keine Mauer – Produkte, Kontakte und Benutzer sind standardmäßig gemeinsam sichtbar.
Brauchen wir für jede Gesellschaft eine eigene Datenbank?
Meist nicht. Getrennte Datenbanken sind die richtige Antwort, wenn die Einheiten nichts miteinander zu tun haben. Teilen sie Kunden, Produkte oder machen sie Geschäfte untereinander, ist der Weg über mehrere Firmen in einer Datenbank einfacher und günstiger.
Kostet jede zusätzliche Firma extra?
Nicht je Firma. Geld kostet der Schritt selbst: Das Einschalten der Mehrfirmen-Funktionen in einer Datenbank auf dem Standard-Plan löst für diese Datenbank automatisch das Upgrade auf den Custom-Plan aus. Eine Niederlassung hat dieselbe Wirkung. Der Plan mit einer kostenlosen App ist davon nicht betroffen.
Sehen die Mitarbeiter der Tochter die Daten der Mutter?
Nur, wenn sie dieser Firma zugeordnet sind. Ein Benutzer sieht Datensätze der Firmen, die in seinem Firmenwechsler aktiv sind, und kann auf eine einzige beschränkt werden. Belege wie Rechnungen und Aufträge tragen immer eine Firma und bleiben darin.
Sind Kunden und Produkte in allen Firmen sichtbar?
Standardmäßig ja. Neue Kontakte und Produkte entstehen ohne Firma und sind damit gemeinsam. Wird am Datensatz das Firmenfeld gesetzt, gilt er nur für diese Einheit. Gut zu wissen: Beim Produkt sind Verkaufspreis und Referenz gemeinsam, der Einstandspreis wird je Firma geführt.
Kann eine Firma an eine andere Firma im selben System verkaufen?
Ja. Odoo kann den Gegenbeleg automatisch erzeugen – aus einer Rechnung die Eingangsrechnung, aus einer Bestellung den Verkaufsauftrag und umgekehrt, wahlweise als Entwurf oder bereits validiert. Bestand lässt sich auch ganz ohne Verkaufs- oder Einkaufsbeleg zwischen Firmen bewegen.
Lässt sich eine Firma nachträglich in eine Niederlassung umwandeln?
Nein. Eine Firma, die als Mutter angelegt wurde, lässt sich später nicht in eine Niederlassung umwandeln, weil das die Zugriffsrechte zerreißt. Das ist das stärkste Argument dafür, die Struktur auf Papier zu zeichnen, bevor der erste Firmendatensatz entsteht.
Kann Odoo einen Konzernabschluss erstellen?
Nicht im handelsrechtlichen Sinn. Die eigene Konsolidierungs-App gibt es nicht mehr; Zahlen über Firmen hinweg kommen aus den Buchhaltungsberichten, in denen sich mehrere Firmen gleichzeitig auswählen lassen. Das liefert schnell aggregierte Steuerungszahlen. Kapitalkonsolidierung und Zwischenergebniseliminierung bleiben ein Prozess außerhalb des Systems.
Was passiert beim Upgrade, wenn mehrere Firmen in einer Datenbank liegen?
Sie gehen gemeinsam mit. Eine Datenbank bedeutet eine Version, ein Update und eine Sicherung für alle Firmen darin. Das ist ein Vorteil, solange die Gruppe ihre Release-Termine gemeinsam plant, und eine Einschränkung, sobald eine Einheit zurückbleiben möchte.
